怎样写好邀请函
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邀请函是公务礼仪书信的一种。在个人社会交往中, 一般叫请柬或请帖。邀请函的篇幅不长, 写法相对简单一些。
什么是邀请函?
因公务发出邀请的函件, 就是邀请函。它是为郑重邀请有关人员参加重大会议、重要仪典及纪念性活动而发出的书面通知。又称邀请书、邀请信。
邀请函是一种礼仪性函件。属于公务文书中“函”的一种, 用函的形式正式告知邀请对象参加有关活动事宜。
邀请函使用的情形大致有:
邀请参加会议及仪典, 如一些纪念性庆祝大会、典礼、仪式等。
邀请参加大型文体活动, 如运动会、文艺晚会、联欢会等。
邀请参加各类学术性、专业性会议, 如学术研讨会、座谈会、论证会、鉴定会等。
邀请参加商务性、业务性会议, 如商务洽谈会、产品展销会、订货会、展览会等。
邀请参加各类社交性活动, 如宴会、酒会、茶话会等。
邀请函通常用来邀请上级领导、兄弟单位及外来嘉宾。本单位则用通知的形式行文。
礼遇较高的邀请, 则用印制精美的标准请柬, 以示礼貌和庄重。单位系统内部有时为了表示尊重, 也可以自行印制较为简单的请柬。
怎样写邀请函?
邀请函的结构写法类似公函。包括标题、称谓、正文、敬语及落款几个部分。
标题。一般只写“ 邀请函”, 字号比通常标题要略大一些。有时也可以加“事由”, 如“关于参加中华民族凝聚力研讨会的邀请函”。
称谓。是对邀请对象的称呼, 写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“ 同志”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。有时还可以加上“ 尊敬的”之类定语。
正文。邀请函的主体, 写明邀请的主要内容,包括参加或活动的时间、地点及简单提示。有较为详细出席说明的, 通常要另纸说明, 避免邀请函写得过长。
敬语。末尾用“敬请光临”、“敬请光临指导”、“请届时出席” 之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。落款。落款写明发文单位及时间。正式邀请函要加盖公章, 以示庄重。
邀请函例析
常见的邀请函比较简短。下面是一篇邀请参加活动的例文:
邀请函
×××局长:
200８ 年×月× 日上午9 时30 分在深圳机场进
行200８ 年度深圳市民用机场应急救援综合演练,
请您光临指导。( 上午9 点以前在一号航站二楼贵
宾厅集合)
深圳市交通局民航管理处
200８ 年× 月×日
这是一篇简短的邀请函, 标题、称谓、正文及落款写法都较为规范。正文后面附简单说明。其中“9点以前” 可以改为“9 时× 分集中”。
下面是一篇邀请参加会议的例文:
“深圳争当建设有中国特色社会主义示范地区研讨会” 邀请函
×××同志:
去年11 月, 江泽民总书记在深圳经济特区成
立20 周年大会上发表了重要讲话, 要求深圳等经
济特区“继续争当建设有中国特色社会主义的示
范地区”。为深入贯彻落实江总书记这一重要讲话
和“七一”重要讲话精神, 根据广东省委的指示,
深圳市委成立了“ 深圳建设有中国特色社会主义
示范地区实施纲要” 课题调研组, 在中国社会科
学院的大力支持和帮助下, 现已形成《实施纲要》
的初稿。中国社会科学院和深圳市委、市政府定
于9 月中旬在深圳联合召开“ 深圳争当建设有中
国特色社会主义的示范地区研讨会”, 邀请全国知
名专家对《实施纲要》进行研讨和论证。在此,
诚恳邀请您作为会议正式代表参加会议, 提供宝
贵意见( 研讨会具体时间及相关事项另行函告)。
能否参加会议, 请及时函复为感。
联系人: ××× 电话: ( 略) 传真: ( 略)
附: 《深圳建设有中国特色社会主义示范地区
实施纲要》( 初稿)
中共深圳市委
深圳市人民政府
200８ 年×月×日
这是一篇较为典型的参加会议的邀请函。标题由会议名称和“邀请函” 构成。正文较为详细地介绍了研讨会的由来和背景, 使受邀请者明确与会目的。末尾提出函复要求, 并注明联系方法。常见的会议邀请函写得更加简要些, 正文写清会议时间、地点、内容及赴会要求就可以了。