公众区域礼仪知识

会议礼仪-会前准备

礼仪词典 liyi.cidiancn.com

阅读: 621

会前准备礼仪
会议准备工作,是保证会议顺利召开并圆满结束的前提和基础。
会议要想达到预期效果,首先取决于准备工作做得如何。对会前准
备工作的要求是:“丝丝入扣,万无一失” 。这就要求精心作好会前准
备。
1 .确定会议内容
会前要认真研究确定会议的内容,不开无目的、无意义的会议。
有些地方,开会好像形成一种惯例,凡会必成文,凡文必开会。会议
内容单调而且重复,费时费力,劳而无功,并不能真正解决问题。现
代生活的快节奏,使人们始终生活在紧张忙碌之中,召开无意义的会
议会浪费与会者的时间,是对他们不尊重的行为。因此,会前应先确
定内容,对可开可不开的会议,则坚决不开。
2 .选择会议地址
会址的确定要本着适中、方便、舒适、经济的原则来确立。会场
的大小,要根据会议内容和参加者的多少而定。会场大而参加人员
少,会给人一种空荡荡的感觉;会场小而参加者多,又会给人以局促
之感。会场布置要和会议内容相称。在大型会议的会场门口,应张
贴“欢迎”之类的告示;如果会场不易寻找,应在会场附近安设路标作
为指点。
3 .确定与会代表
在会议召开之前,必须确定参加会议的人员名单或者人员范围。
确定的原则应该是一切从有利于工作出发,严格控制与会人员范围,
做到该邀请的邀请,该控制的控制,坚决杜绝与会议无关的人员参
加。邀请与会议无关的人员参加,不仅是对其他代表的不恭,也是对
他本人的不敬,同时也会冲淡会议气氛。
4 .寄发会议通知
会议通知的内容要全,会议“五要素”即会议名称、会议内容、会
议范围、会议时间、会议地址都要一一列出,缺一不可。寄发通知时,
要做到“早、细、规范” 。所谓“早” ,即发通知要有适当的提前时间,以
便于参加者有所准备;“细”是指通知的内容要具体、详细,便于代表
赴会;“规范” ,即通知格式要规范,要做到庄重严肃,行文规则。
根据会议的内容和参加者的范围,通知可采用张贴或邮寄的形
式。邮寄时最好在信封上写明“会议通知,收到急转”的字样,以免中
途耽搁,也有的用电话通知。对距离远的会议参加者,有关住宿和差
旅费报销等问题都应一并写明。
5 .其他准备工作
要把会议开好,除以上几条外,还应提前做好其他准备工作。应
在会前成立会务组,大型会议还应分别成立秘书组、文娱组、生活组
等,并确定各组的职责范围,做到分工明确,落实到人。此外,还应包
括印发会议文件、制发会议证件等。总之,要做到安排妥当,万无一
失。

下一篇:座谈会礼仪 下一篇 【方向键 ( → )下一篇】

上一篇:办公区域的一些规则 上一篇 【方向键 ( ← )上一篇】